Content - FI

Tapauskuvaus: Vahterus

Issue link: https://read.uberflip.com/i/1370752

Contents of this Issue

Navigation

Page 1 of 2

Vahterus sekä M-Files ovat tehneet laajaa yhteistyötä tehokkaan tiedonhallinnan sekä tuottavuuden puolesta vuodesta 2012 alkaen. Vahteruksella oli tarve päästä eroon vanhanaikaisesta kansiopohjaisesta dokumenttienhallinnasta, kehittää liiketoimintaprosesseja eri järjestelmien välillä sekä automatisoida ja digitalisoida tiedon- ja laadunhallintaa. Käyttöönotosta vastannut Juha Lehtola kertoo: "Halusimme kokonaisjärjestelmän, joka pystyi vastaamaan meidän tiedonhallinnan tarpeisiin kokonaisuutena eri osastojen liiketoimintaprosessit huomioiden. M-Files vastasi tähän haasteeseen heti alusta lähtien: M-Filesin joustavuus, laajennettavuus, integrointikyvykkyys sekä yhteistoimintamahdollisuudet olivat meille ne kriteerit, miksi M-Files valittiin." Lehtola jatkaa: "Yritystason tiedonhallinnankehittämissuunnitelman lisäksi myös työntekijämme halusivat parantaa tiedonhallintaa ja prosesseja, joten sekä johto että työntekijät olivat hyvin valmiita siirtymään uuteen digitaaliseen aikakauteen, jonka M-Files mahdollisti". KANSIOPOHJAISESTA TIEDOSTOJEN TALLENNUKSESTA ÄLYKKÄÄSEEN TIEDONHALLINTAAN Ennen M-Filesin käyttöönottoa Vahterus säilytti tiedostoja verkkolevyillä kansioissa ja asiakashallintajärjestelmä (CRM) vaati kehitystä. "Tarve M-Filesille oli suuri. Kansiomaailmassa dokumenttiversioiden hallinta oli ongelmallista ja työskentely oli hidasta. Mikäli yritys hakee kasvua, tällaisista ongelmista on päästävä eroon. Lisäksi tarvitsimme järjestelmän asiakkuuksiemme paremmalle hallinnalle." Lehtola kertoo, että nyt seitsemän vuotta myöhemmin M-Files kattaa yrityksen dokumenttienhallinnan tarpeet sekä vastaa suureen osaan tietojen hallinnan tarpeista. Tietoja hallitaan M-Filesissa aina markkinoinnista ja myynnistä tuotantoon asti. "M-Filesin avulla pystymme hallitsemaan erilaista tietoa nopeasti ja tehokkaasti. Näitä ovat esimerkiksi tarjoukset, tilaukset, asiakastiedot sekä prosessit. Metatietojen, työnkulkujen ja automatiikan avulla tietoja on helppo hallita. Työntekijämme löytävät nyt hetkessä tarvitsemansa ajan tasalla olevan tiedon. Sekavista kansiorakenteista on siirrytty dynaamiseen ja älykkääseen tiedonhallintaan, joka tukee liiketoimintastrategiaamme ja kasvutavoitteitamme." M-FILES SÄHKÖISEN ALLEKIRJOITUKSEN MAHDOLLISTAJANA Vahteruksen valmistamilla lämmönsiirtimillä on korkeat laatustandardit, joiden varmistamisessa käytetään kolmantena osapuolena mm. teknisiin tarkastuksiin erikoistuneen Dekran palveluita. "Valmistamme vuosittain noin 4 000 tuotetta, joista jokaiselle suoritetaan laadunvarmistus. Esimerkiksi Dekran tarkastusten tuloksena syntyy keskimäärin noin 20 allekirjoitettavaa asiakirjaa yhden päivän aikana. Tämä tarkoittaa siis yhteensä yli 4 000 asiakirjaa vuodessa." Lehtola kertoo, että käytännössä sähköinen allekirjoitus toimii siten, että Dekra tekee tarkastuspöytäkirjat, allekirjoittaa ne sähköisesti ja tallentaa ne M-Filesiin. Dekran M-Filesista ne siirtyvät automaattisesti Vahteruksen M-Filesiin. Näin säästytään monelta manuaaliselta vaiheelta, eikä pöytäkirjoja tarvitse lähetellä sähköpostin liitteinä. "Pöytäkirjat odottavat valmiina sitten meidän allekirjoitusta Vahteruksen M-Filesissa. Allekirjoitus on mahdollista tehdä joko tietokoneella tai mobiililaitteella", kertoo Lehtola. M-Filesin mahdollistamasta tupla-allekirjoituksesta on Lehtolan mukaan ollut Vahterukselle todella suuri hyöty. Vielä neljä vuotta sitten, ennen tupla-allekirjoituksen käyttöönottoa, työ tehtiin manuaalisesti. "Luonnollisesti tämä vaati Vahteruksen puolesta allekirjoituksia suorittavan henkilön jatkuvaa läsnäoloa, jotta työ sujui jouhevasti. Ajan säästön lisäksi sähköinen "M-Filesin joustavuus, laajennettavuus, integrointikyvykkyys sekä yhteistoimintamahdollisuudet olivat meille ne kriteerit, miksi M-Files valittiin. Sekavista kansiorakenteista on siirrytty dynaamiseen ja älykkääseen tiedonhallintaan, joka tukee ja joustaa liiketoimintastrategiamme ja kasvutavoitteidemme mukaisesti. Ajan säästön lisäksi M-Files on parantanut laadunhallintaamme sekä vähentänyt manuaalisen työn aiheuttamia riskejä." - Juha Lehtola, Systems Specialist ja järjestelmävastaava, Vahterus 500 SÄÄSTETTYÄ TYÖTUNTIA VUODESSA 4,000 LAATUDOKUMENTTIA ALLEKIRJOITETTU SÄHKÖISESTI

Articles in this issue

view archives of Content - FI - Tapauskuvaus: Vahterus