Content - FI

Tapauskuvaus: eQ

Issue link: https://read.uberflip.com/i/1463482

Contents of this Issue

Navigation

Page 1 of 2

Kiinteistöjen dokumentaation on oltava ajan tasalla ja saavutettavissa eQ Varainhoidon hallinnoimassa kiinteistösijoitusportfoliossa on yli 200 kiinteistökohdetta, joiden hallinnointi tuottaa tuhansia uusia dokumentteja vuosittain. Dokumenttienhallinnassa oli aiemmin haasteita sekä dokumenttien että niiden käyttäjien suuren määrän vuoksi. "Yhtä kiinteistöä kohden on olemassa jopa kymmeniä tuhansia sivuja erilaisia huoltodokumentteja, sopimuksia, rakennusdokumentteja, piirustuksia ja muita tiedostoja. Pyrkimyksenämme on jo usean vuoden ajan ollut digitalisoida nämä kaikki tiedostot niin, että paperitiedostoista päästään kokonaan eroon ja enää vain muutamat tiettyjen viranomaisten vaatimat dokumentit löytyvät myös paperisina," kertoo eQ Varainhoidon kiinteistösijoituksien operatiivinen johtaja Arimo Leppä. eQ Varainhoidon kiinteistörahastojen kiinteistökohteita hallinnoi päivittäin iso joukko ihmisiä sekä eQ-konsernissa että laajasti myös yhteistyökumppaniverkostossa. Kiinteistöjen dokumentteja tarvitsevat myös lukuisat kumppanit kuten kiinteistökohteiden managerit, suunnittelijat, huoltohenkilöt, rakennusyritykset ja muut kiinteistöalan yhteistyökumppanit. Tiettyjen kiinteistöihin liittyvien dokumenttien on oltava kaikkien näiden kumppaneiden saatavilla aina, joten toimiakseen järjestelmän on oltava aina ajan tasalla, pilvipohjainen ja saavutettavissa eri päätelaitteilla. Aiemmin eQ Varainhoidolla ei ollut käytössä yhtä hyvää dokumenttienhallintajärjestelmää, jolloin mm. versionhallinta ja saatavuus tuottivat ongelmia. Valtavan dokumenttimassan hallinta aiheutti hankaluuksia myös kiinteistökauppojen yhteydessä. M-Filesin ansiosta eQ Varainhoidon hallinnoimien kiinteistörahastojen kiinteistöihin liittyvät dokumentit ovat nyt hallinnassa kiinteistöjen ylläpitoa, mutta myös mahdollisia kiinteistökauppoja varten. Tietoa ei enää tarvitse haalia kasaan eri lähteistä. Tieto on myös aina automaattisesti ajan tasalla. Dokumentit pysyvät järjestyksessä, päivittyvät ja integroituvat muihin järjestelmiin Iso askel kohti paperittomuutta on otettu, sillä nyt kaikki eQ Varainhoidon hallinnoimien kiinteistörahastojen kiinteistökohteet ja niiden dokumentit ovat M-Filesissa. SUURIMMAT HAASTEET ENNEN M-FILESIA M-FILESIN RATKAISUT "M-Files on meille paljon muutakin kuin dokumenttienhallintajärjestelmä. M-Files on tehostanut liiketoimintaamme prosesseja ja helpottanut prosessien automatisoimista. Metatietojen avulla olemme myös voineet parantaa raportointia ja prosessien seurantaa uusin tavoin." Arimo Leppä Operatiivinen johtaja (kiinteistösijoitukset) eQ Varainhoito Oy

Articles in this issue

view archives of Content - FI - Tapauskuvaus: eQ