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June-July 2011 Smarttakes 锦囊 AIG丑闻引起对会议行业的公愤以 及美国联邦政府企图通过立法减少 会议活动从而导致大量的会议被迫 取消。 成功会议的四大要素 过 去10个月，会议行业经历了 大风大浪：经济的崩溃、因 在会议整体惨遭涂炭的大势中，也 有正面积极的体现，其中之一是业内 重新兴起了验证会议战略价值和意 义的行动，但是验证战略价值的道 路漫长而曲折。日前，总部位于美国 康纳提格州埃塞克斯德的会议咨询 公司Boone Associates总裁马丽·布恩 （Mary E. Boone ）通过会议专业人员 国际协会（MPI）公布了一份研究报 告《会议和活动新主张：战略价值的 四大要素》。 会议组合管理 财务经理是如何管理资产投资组合 的，他/她会全面考虑所有的投资机 会，然后决定能实现财务目标的最 佳投资组合以及如何评估这组投资 的绩效表现，这也是会议和活动会 议组合管理的原理。我们在管理会 议组合时，看的是一个公司所有的 会议和活动。我们将机构确定会议 组合的方法和流程叫做战略会议统 一法。 14 战略会议统一法关注会议的效果和 会议的效率。会议效果是标准法中 的战略组成部分，我们评估的是某次 会议是否与公司的商业目标一致。会 议效率针对的是成本效率和最佳操 作方法。 公司里最为大家所知的现象是竖井 管理法，在会议和活动方面，绝大多 数部门和业务单元各自为政。所以公 司执行战略统一法首先得弄清楚各 个活动由谁主办、是什么活动、为什 么要举办、活动结果如何。 我们从企业层面的所有部门开始，自 上而下，直到观察个人层面的会议， 最终确定是否每次活动都符合公司 的商业目标。如果活动不符合商业目 标，意味着有些会议需要重新策划 或设计。任何与公司商业目标不一致 的会议、公司无法确定是否算成功的 会议以及不确定该如何评估其价值 的会议都不应当举办。 我们看的是一个公司可能举办的所 有集中性活动或赞助参与的任何集 中性活动。尤其是现在随着企业社 会责任感的加强，很多这种公司正 在资助很多与环境和所有绿色事物 有关的不同活动，但是它们之所以赞 助仅仅是因为这是它们一次树立良 好公关形象的机会，并没有从赞助 活动能推动企业价值实现方面来真 正的认识它。所以从这个方面来说， 如何看待赞助有巨大的空间，而重 新策划和设计赞助活动也存在巨大 的潜能。 会议设计 会议设计与评估有联系吗？ 在会议设计过程中，你的工作是不仅 要确保会议设计满足会议的目标需 求，同时还要确保这些目标所取得 的成果与举办单位宏观的商业目标 相一致。所以设计过程的整体目标 与评估流程是紧紧联系在一起的。 如果我们在一开始就为会议设定了 合适的具体的会议目标，那么会议 一定能为公司带来意义非凡的战略 价值。 策划一次会议和设计一次会议的区 别很大，但是它们彼此既是统一的 也相互关联。如果我是策划一次会 议，我关注的是与这次会议有关的所 有后勤方面的事情以及让会议成功 开幕所需的所有事情；如果我是在设 计某次会议，我关注的是会议的内容 和形式。 在设计会议时，通过与管理者的合 作过程，你能帮助他们之间相互沟 通，帮助他们了解会议内容方面的进 展情况。 会议形式方面，我们关注的是公司希 望取得什么样的成就，这就要求我们 该如何来布置会议以及安排人们在 会议中的交流方式。 所以如果我做的是会议设计工作，那 么我与会议的商业目标以及会议举 办方要努力实现的成果紧密联系在 一起，加上我们如何布置会议的环境 和氛围、如何让大家分享与会议内容 有关的信息以及我们如何促进这些 工作的开展，所有这些就是一个会议 设计者的工作内容。 会议设计不能是闭门造车，一个会议 设计者决不会单打独斗，一人包揽， 因为会议设计是一项需要多人参与 的工作。与之相关的人包括会议举办 人、会议策划者，还有可能涉及到生 产商，甚至涉及到IT-部门、搞公关的 人，需要哪些人的配合一切取决于会 议希望取得什么成果。 会议设计者应当是一位善于把正确 的人、正确的团队召集起来共同处理 问题的高手。 先进的后勤管理 从最根本上来说，一位掌握先进后 勤管理学的人能为会议设计者提供 其举办会议所需的物质需求，以确 保会议的高参与性、高互动性和较 大的影响力。 如果我需要给一次会议加入一些假 设条件，这些假设条件应当是我可以 向熟知先进后勤学的人求助，这样的 人应该是后勤供应方面的多面手，对 可能给我提供物质需求的各种不同 的供应商有广泛的了解，他们应当知 道会议地点对后勤供应的影响；应当 成为那些说"我们在选择会议地点 前先做会议设计"的团队的成员。所 以，他们既要具备专业知识又要了解 会议战略价值的重要性，这样当我 们设计会议时，他们才能比我们先行 一步，知道从哪里能获得所需的后勤 保障以及如何将事情办好。