Issue link: https://read.uberflip.com/i/258931
33 January-February 2014 Columns 专栏 Marco Pellizzer 作者介绍 李马可( Marco Pellizzer ) 先生 系美国运通副总裁兼国旅运通 商务旅行中国区总经理 降低会议和活动中的风险 会 议和活动的策划过程经常 会涉及汇聚众多外部供应 商以及多种内部资源，这往往 是一笔不菲的开支。如不以系 统化的方式汇聚这些资源，因 缺乏过程和控制，可能将公司 暴露于各种各样的风险之中。 设想一下：现今大多数公司不为 员工报销自用笔记本电脑、手 机的购置费用或差旅政策之外 的开支；但是很大一部分公司允 许员工在会议和活动上花费大 量资金，而并未建立管理风险 和资源的流程和政策。 美国运通会议展览部就企业面 临的会议和活动风险和有关减 缓措施进行了一项调查。这是 一项二维研究，将近一半的调 查对象为会议策划人，另一半 为领导者（指会议、采购、财务、 市场、销售部门的领导者或会 议预算负责人）。调查结果显示， 51%的会议策划人和43%的领 导者认为他们所在的公司未实 行适当的风险管理措施。此外， 68%的领导者表示当务之急是 所有数据的公开透明；而85% 的策划人仍在使用Excel进行 预算跟踪。 领导者和策划人都认为，在会 议管理中，"法律/法规"和"财 务"风险是亟待降低的两大风 险领域。 法律/法规风险 企业面临着日益复杂的法律法 规监管，特别是跨国公司，从 对美国上市公司（及其海外子 公司）施加各种监管和报告责 任的《萨班斯-奥克斯利法案》， 到特定国家政府施行的法规。 研究发现，37%的策划人目前 没有将附属合同（场地、视频、 娱乐等）提交给经理或其他人 做进一步审核，23%的会议策 划人自己签署合同，但只有6% 的领导者表示策划人有权签署 合同。 在极端情况下，若公司不管理 法律法规风险，可能面临巨额 罚款、名誉受损甚至是法律诉 讼。但是，只要简单几步，如 建立正规的财务控制和文件管 理制度，公司就可受益良多。 例如，制定标准附录和附属合 同的审核流程，建立合同签署 授权制度，划分有权签署合同 的员工级别，就可确保企业从 监管方面获得保护。 财务风险 关于预算，52%的策划人表示 在会议策划开始时未收到预算， 但82%的领导者表示，提供预 算是公司内部的一项准则或要 求。调查中还发现，公司没有 充分利用信用额度，造成不必 要的财务资源浪费。36%的策 划人表示不会使用现有信用额 度或持中立态度，50%的领导 者表示公司政策不要求使用现 有信用额度。我们还对透明化 问题进行了重点调查：27%的领 导者无法跟踪会议开销，32% 的领导者无法报出所有会议开 销。 若企业不能有效管理财务流程 和财务报告，面临的主要风险 是不必要的开支或失去节省开 支的机会。企业可实施如下政 策和流程，将会议与活动中的 财务风险降至最低： ·提供技术或在线工具，使会议 申请人能创建估计预算 ·会议采购初期，建立流程以确 定公司现有信用额度，并在整 个公司内共享。跟踪现有信用 额度，更新公司政策以将使用 信用额度的流程包括在内。 ·将所有估计预算和实际开支输 入会议和活动的技术工具，强 制使用会议卡或公司采购卡来 支付所有会议开支。制定标准 总分类账的规范，以跟踪会议 开支。 在风险管理方面固步自封可能 会造成财务、法规和声誉方面 的严重损失。为规避风险曝露 的陷阱，关键是要在一个正规 的、企业范围的会议管理计划 下组织会议和活动，从而实现 开支和活动的适当公开透明和 合理控制。 EVENTS 2014 JAN.indd 33 14-1-21 下午5:36